在二十一世纪的今天，电子文件在人们的工作中广泛使用，电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输，让人们更轻松的传输文件，电子文件主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等，跟纸质文件差不多，但是方便很多。
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现在的电子文件的特点在于容易修改、容易删除、容易复制，非常轻巧，现在电子文件都有属于自己的保护文件，全面数据文件安全策略、加解密技术与强制访问控制有机结合为设计思想，对信息媒介上的各种数据资产，实施不同安全等级的控制，有效杜绝机密信息泄漏和窃取事件，所以现在的电子文件的安全系数也是非常的高。
电子文件的功能也是非常的齐全，例如：
1.密指定程序生成的文档。
2.泄密控制。
3.离线文档管理。
4.自我保护。
电子文件从形成到结束，文件销毁看上去就只是很小的一个环节，但是文件销毁是非常重要的一个环节，这个环节往往被人们忽视，电子文件销毁的方法不正确会对电子文件管理产生严重的影响，做好这项工作，就要对文件销毁做好足够的重视，这是可以防止公司机密文件泄露的关键，文件资料的泄露会对公司发展造成一定的影响。
