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在日常工作活动中，每个企业都有会产生大量的文件资料，而大多数都是纸质文档，随着时间的推移，可能会出现一些破损或丢失的现象，文件管理工作是有一定的难度的，大量纸质文档在使用时查找也会比较麻烦企业管理者都开始思考如何解决纸质文档管理中出现的种种问题，纸质文件也是有自己的优点，所以企业一直以来都是会采用，现在企业当中文员的角色也是非常重要，看似平凡其实发挥着至关重要的作用。

办公室工作人员每年打印或者复印需要大量纸张，加上诸如收费票据、发票、银行账单等这些专用纸张，这么多的纸质文档要如何管理，质文档不易保存，存在丢失的风险，各种各样的公文档案、人事档案、业务档案纷繁杂乱，不同的文档资料存放于不同岗位的工作人员手上，调用时又会产生很大的麻烦，这也造成各个部门之间信息交互和资料共享的壁垒，且各个部门之间的档案资源又几乎处于封闭状态，无法实现共享。

文件管理是操作系统中实现文件统一管理的一组软件、被管理的文件以及为实施文件管理所需要的一些数据结构的总称，现在我们大多数才是采用电脑作为办公工具，但是这也阻挡不了纸质文件作为我们办公室存在大量文件，纸质文件按照文件的类别分类，每类越细越好，然后用订书机定好，如果你的分类越细，那么理论上应该是每一类都纸比较少的，主要应用于个人及行业客户的各类纸质文档管理，包括各类个人证明、证件、票据等以及企事业单位档案、合同、资质证明等。

文件管理说起来容易做起来难，这是因为文件管理是一份需要非常有耐心和细心的工作，对于已存档案的状况应定期进行全面检查，必要时可临时进行部分检查，现在企业会定期对于文件进行文件销毁，先对文件进行鉴定，对没有价值的文件进行处理，文件销毁能够清理掉一些没有价值的文件，文件销毁可以让我们有更多的精力用于管理其他需要管理的文件，文件销毁也是文件管理中最后一步，代表这个文件从此销毁，文件销毁这一步也尤为重要，因为往常文件泄露都是销毁的时候不小心导致的。